Comment envoyer un e-mail à un canal Teams ?

I. Présentation

Microsoft Teams offre de nouvelles possibilités pour communiquer avec ses collègues et les membres d'une équipe projet. Au-delà de la possibilité d'envoyer des messages dans les conversations privées ou liées à un canal d'une équipe, Microsoft propose d'envoyer directement un e-mail dans un canal : le message sera alors publié dans le canal sous forme d'e-mail, et non comme un simple message textuel. Il est également possible de télécharger l'e-mail original au format EML comme s'il s'agissait d'un fichier publié dans Teams.

II. Autoriser les utilisateurs à envoyer des e-mails à un canal

Microsoft offre la possibilité aux administrateurs Office 365 d'empêcher l'utilisation d'une adresse e-mail au sein des canaux Teams. Voyons comment vérifier l'état actuel de votre tenant.

A l'aide d'un compte Administrateur, connectez-vous à l'interface d'administration Teams : https://admin.teams.microsoft.com/

Lorsque c'est fait, sur la gauche cliquez sur "Paramètres à l'échelle de l'organisation", puis sur "Paramètres Teams". Sur la droite, différents paramètres vont s'afficher, dont une partie "Intégration de la messagerie" qui contient le paramètre suivant : Autoriser les utilisateurs à envoyer des e-mails à une adresse de messagerie de canal.

Vous l'aurez compris, cette option doit être activée pour que les e-mails à destination de vos canaux Teams soient autorisés. Si vous souhaitez limiter ces e-mails à certains domaines de messagerie, par exemple uniquement celui de votre entreprise, vous devez compléter l'option "Accepter les e-mails du canal provenant de ces domaines SMTP.

Maintenant, voyons comment cela se présente dans le client Teams.

III. Envoyer un e-mail à un canal Teams

La première étape consiste à récupérer l'adresse e-mail du canal. En effet, chaque canal dispose de sa propre adresse e-mail générée par Microsoft.

Ouvrez Teams et dans la liste de vos équipes et canaux, cliquez sur le canal pour lequel vous souhaitez récupérer l'adresse e-mail. Ensuite, cliquez sur "..." pour afficher plus d'options et cliquez sur "Obtenir l'adresse e-mail".

Une fenêtre va s'ouvrir, vous pouvez dès à présent copier l'adresse e-mail.

Si l'on regarde les options avancées en cliquant sur le lien, nous pouvons voir qu'il est possible de restreindre l'utilisation de cette adresse e-mail. Par défaut, n'importe qui peut envoyer des e-mails à votre canal : même quelqu'un que vous ne connaissez pas s'il parvient à récupérer l'adresse e-mail. Vous pouvez modifier ce comportement en choisissant d'autoriser seulement les membres de cette équipe ou certains domaines de messagerie (paramètre gérable à l'échelle de l'entreprise directement dans le panneau d'administration Teams).

Si vous modifiez la configuration, pensez à cliquer sur "Enregistrer". ? Attention, cela s'applique seulement à ce canal.

Ensuite, il suffit d'ouvrir Outlook et d'insérer dans le champ "A" l'adresse e-mail obtenue. Il ne reste plus qu'à rédiger l'e-mail et à l'envoyer....

Dans le canal Teams, l'e-mail apparaîtra de cette façon :

Nous voyons bien que la mise en forme est différente vis-à-vis d'un message classique. Si vous avez une signature dans votre e-mail, elle sera également reprise dans le message Teams. Si vous cliquez sur "Afficher l'e-mail d'origine", vous allez pouvoir télécharger un fichier EML correspondant à l'e-mail.

Il ne reste plus qu'à passer l'information à vos collègues pour utiliser cette fonctionnalité intéressante ?