GPO – Word : comment désactiver l’utilisation de OneDrive comme emplacement par défaut ?

I. Présentation

Depuis la version 2509 de Microsoft Word, les documents créés par les utilisateurs sont enregistrés automatiquement sur OneDrive. Au-delà de bouleverser les habitudes de travail de certains utilisateurs, c'est aussi un changement imposé qui n'est du goût de toutes les entreprises.

Dans cet article, nous verrons comment empêcher ce comportement par défaut grâce à une stratégie de groupe (GPO). Cela peut être utile, si vous souhaitez privilégier le stockage local, que ce soit pour des raisons pratiques ou de conformité, ou dans un contexte où OneDrive n’est tout simplement pas utilisé. Ce tutoriel fait suite à une précédente annonce de Microsoft : Word va automatiquement sauvegarder vos documents dans le cloud OneDrive

À partir de la version 2509 (Build 19221.20000) de Word intégré à Microsoft 365 Apps, chaque nouveau document est automatiquement sauvegardé sur le OneDrive de l'utilisateur. Au lieu de s'appeler Document1, le nouveau document reprend la date du jour. Il est à noter qu'il s'agit de la version stable actuelle distribuée via le canal principal.

Avant de commencer, vous devez télécharger et installer les derniers modèles d'administration (ADMX) pour Microsoft 365 Apps (Office) :

• Télécharger les modèles ADMX pour Microsoft 365 Apps
• GPO : comment ajouter les paramètres pour Office ?

II. Désactiver la sauvegarde sur OneDrive par GPO

Nous allons voir comment configurer une stratégie de groupe (GPO) afin d'empêcher que OneDrive (ou d’autres services cloud) soit sélectionné comme emplacement pour l'enregistrement dans Word. Si vous utilisez la version 2509, vous devriez voir cette option dans les paramètres d'enregistrement de Word. Enfin, en principe, car personnellement je ne la vois pas systématiquement même si la version est bonne.

Un utilisateur peut aussi, de lui-même, désactiver cette option pour que ses fichiers ne soient pas sauvegardés automatiquement sur OneDrive. Mais, ce sera à faire par session et sur chaque machine... Donc, autant le gérer de façon centralisée.

Sur une machine équipée des outils RSAT, ouvrez la console Gestion de stratégie de groupe (GPMC). Puis, créez une nouvelle GPO afin de définir ce paramètre qui cible des utilisateurs. Pour ma part, la GPO sera nommée comme suit : U_Microsoft_365_Apps_Storage.

Ensuite, modifiez la GPO et parcourez les paramètres jusqu'ici :

• Configuration utilisateur > Modèles d'administration > Microsoft Office 2016 > Divers

Vous pourrez localiser un paramètre nommé de cette façon : Masquer les emplacements de fichier basés sur le cloud Microsoft en mode Backstage.

Il doit être activé et surtout il est nécessaire de définir une valeur. Vous allez devoir sortir la calculatrice.

En effet, en fonction de ce que vous souhaitez autoriser ou désactiver, vous devez effectuer un calcul de valeurs. Le paramètre indique les valeurs suivantes :

Par exemple, si vous souhaitez désactiver le OneDrive Personnel et les Servcies tiers, la valeur sera : 1 + 128 = 129. Vous devez donc préciser 129 dans le paramètre de GPO.

En complément, il y a aussi des valeurs plus spécifiques pour cibler les services de Microsoft :

• 1 : désactiver OneDrive Personnel
• 2 : désactiver SharePoint Online et OneDrive Enterprise
• 3 : désactiver SharePoint Online, OneDrive Enterprise et OneDrive Personnel

Ainsi, Word ne proposera plus ces services dans les options d’enregistrement de documents. Cela n'empêche pas l'utilisateur d'explorer les emplacements et de choisir un emplacement Cloud, mais il s'agit d'une action volontaire.

Dans le cas où la valeur 3 est choisie, les emplacements dans le Cloud Microsoft sont désactivés. De ce fait, un clic sur le bouton "Enregistrement automatique" renvoie ce message :

III. Forcer l'enregistrement dans OneDrive par GPO

À l'inverse, si vous désirez forcer l'enregistrement des fichiers Word dans OneDrive, j'en profite pour vous expliquer comment procéder. Sur le même principe que pour le paramètre précédent, ce second paramètre se situe ici :

• Configuration utilisateur > Modèles d'administration > Microsoft Office 2016 > Divers

Ici, vous pourrez localiser le paramètre suivant : Restreindre l'enregistrement sur des emplacements non cloud.

Vous devez simplement activer ce paramètre. À partir de là, les utilisateurs ne se verront proposer que des enregistrements Cloud. Pour aller plus loin, vous pouvez aussi configurer le paramètre précédent en désactivant les emplacements locaux comme "Ce PC" pour orienter l'utilisateur vers le Cloud.

IV. Conclusion

Microsoft a annoncé que cette fonctionnalité d’enregistrement automatique sera prochainement étendue à Excel et PowerPoint (courant 2025). La création de cette GPO est donc une façon d'anticiper ce changement qui va s'étendre au-delà de l'application Word.

Florian BURNEL Co-founder of IT-Connect

Ingénieur système et réseau, cofondateur d'IT-Connect et Microsoft MVP "Cloud and Datacenter Management". Je souhaite partager mon expérience et mes découvertes au travers de mes articles. Généraliste avec une attirance particulière pour les solutions Microsoft et le scripting. Bonne lecture.

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