Le logiciel RH : une révolution digitale pour les entreprises

Les ressources humaines occupent une place importante dans le fonctionnement d'une entreprise. Une mauvaise gestion du facteur humain peut en effet avoir un impact négatif sur la rentabilité d'une société. Pour optimiser la gestion du capital humain, de nombreuses entreprises optent pour l'utilisation des logiciels RH. Ces outils de gestion proposent de nombreuses fonctionnalités spécifiques pour les départements des ressources humaines. En quoi le logiciel RH constitue une véritable révolution digitale pour les entreprises ?

Logiciel RH : un outil de gestion efficace pour les ressources humaines

Le logiciel RH est un outil de gestion du personnel qui permet au département des ressources humaines de mieux gérer les employés dans une entreprise. Ce département s'occupe de la gestion des heures de travail, l'enregistrement des absences, l'attention au personnel, l'attribution des vacances, l'administration de la paie et des salaires, etc. Le département RH s'occupe également de l'évaluation du rendement des employés, du processus de sélection pour les postes vacants et de la planification des promotions.

Pour avoir une gestion optimale, les professionnels RH optent généralement pour l'utilisation d'un outil de gestion RH. C'est notamment à l'aide d'un logiciel RH que les gestionnaires des ressources humaines en entreprise peuvent avoir un meilleur suivi des heures de travail des employés afin de mieux évaluer la paie. La gestion de la paie devient automatisée et ne prend que quelques minutes par mois. Cela permet d'éviter les différentes démarches administratives chronophages. Le logiciel gère également vos déclarations sociales et permet de mieux suivre les performances et le développement des employés.

Un outil de gestion RH peut être utilisé pour la génération et la distribution automatique des bulletins de paie qui pourront être actualisés en temps réel à tout moment. Les professionnels s'en servent pour centraliser tous leurs documents de déclaration sociale. Grâce aux graphiques et aux exports, vous pouvez piloter sereinement certaines activités de la société. Cela vous permet d'avoir un meilleur contrôle sur vos données et toutes les informations importantes.

Un logiciel RH vous permet d'avoir des exports comptables, des registres uniques du personnel, différents rapports et exports personnalisables, etc. Tous les mois, le taux de prélèvement à la source est mis à jour pour vous éviter d'avoir à effectuer les calculs vous-même. Les outils de gestion RH permettent d'avoir une gestion centralisée. De plus, les espaces personnels vous permettent de fluidifier les échanges et de fidéliser vos collaborateurs.

logiciel RH entreprise

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel RH ?

On trouve sur le marché, deux grandes catégories de logiciel RH : les logiciels SIRH et les logiciels RH spécialisés. Les SIRH utilisent une solution Système d'information Ressources Humaines. C'est un outil de gestion RH complet qui regroupe plusieurs logiciels. Les logiciels RH spécialisés, quant à eux, regroupent des outils de gestion RH conçus spécifiquement pour certaines thématiques. Il se consacre à un besoin précis. Les principales fonctionnalités d'un logiciel RH sont :

  • la gestion de la paie,
  • la centralisation des données RH et des données de paie,
  • l'automatisation de la phase d'onboarding du salarié,
  • le suivi en temps réel des données de paie et RH,
  • l'édition de documents, graphiques ou tableaux de bord RH,
  • la gestion des congés et des absences,
  • la centralisation de la gestion des notes de frais,
  • la gestion du temps de travail et des heures supplémentaires des employés,
  • les recrutements, etc.

Le logiciel SIRH est un véritable atout pour les départements des ressources humaines. Certains outils de gestion intègrent les spécificités liées aux congés et aux absences des salariés. Ils vous permettent d'avoir une vision claire et détaillée des absences.

De plus, les logiciels RH offrent la possibilité de créer des organigrammes et d'attribuer des droits de validation aux managers. Ces derniers pourront valider le temps de travail des membres de leurs équipes ainsi que les congés et les notes de frais. Les employés pourront visualiser leur organigramme directement à partir de leur espace personnel. Une des fonctionnalités du logiciel consiste à établir des listes de tâches prédéfinies et personnalisables. Cette fonctionnalité permet de faciliter l'arrivée des nouveaux employés et d'avoir les documents administratifs importants via le questionnaire onboarding.

Quels sont les avantages du logiciel RH pour les services ressources humaines ?

Qu'il s'agisse d'une PME ou d'une grande entreprise, le logiciel RH par le département des ressources humaines présente de nombreux avantages. On peut citer entre autres le gain de temps, la facilité d'utilisation, l'amélioration de la productivité, le perfectionnement des employés, la gestion des présences, etc.

Le gain de temps

La gestion des ressources d'une entreprise peut être très chronophage même lorsqu'il s'agit d'une PME. Selon certaines études, 40% du temps des professionnels RH d'une entreprise est utilisé pour d'autres tâches dans les grandes entreprises. L'automatisation des tâches RH de base a en effet permis aux employés d'avoir plus de temps à consacrer aux solutions commerciales collaboratives et innovantes qui nécessitent un apport humain.

L'automatisation des tâches permet également d'économiser les coûts générés par la main-d'œuvre dans le domaine des RH. Les professionnels pourront se concentrer sur des tâches plus importantes au lieu de consacrer des heures à l'administration de projets moins utiles.

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L'ergonomie et l'accessibilité

Grâce aux fonctionnalités conviviales en libre-service, l'outil de gestion RH permet aux employés d'effectuer leurs tâches en toute transparence. Ils ont la possibilité d'accéder au logiciel à distance, ce qui leur permet de travailler de n'importe où. Doté d'une intelligence décisionnelle, le logiciel de gestion des ressources humaines peut trier les données presque instantanément. Cela permet d'éviter le gaspillage de la main-d'œuvre dans le tri manuel d'une grande quantité de paperasserie. Cet outil de gestion RH joue un rôle important dans les transactions de données des entreprises de grandes tailles et des PME.

Au-delà de la compilation des données, un outil de gestion RH permet d'évaluer les tendances qui influencent le fonctionnement de l'entreprise. Le logiciel peut par exemple indiquer qu'une gestion insuffisante des talents à entraîner un faible taux d'engagement des employés. Les gestionnaires vont alors prendre les mesures nécessaires pour corriger la situation. Ces analyses peuvent également être utilisées pour mieux formuler les stratégies commerciales. Les données exploitées sont régulièrement mises à jour.

Le perfectionnement des employés

Lorsque des tâches sont assignées aux employés en tenant compte de leurs compétences et de leur capacité personnelle, cela contribue grandement à améliorer leur taux d'engagement. La productivité au sein de l'entreprise est liée au niveau d'engagement des salariés. Le logiciel RH permet d'utiliser des techniques adéquates de gestion des talents et du rendement afin d'influencer positivement les employés en entreprise.

L'outil de gestion RH contient des fonctionnalités telles que le rappel périodique des réunions qui permet au gestionnaire RH de consacrer du temps pour les stratégies de perfectionnement des employés. Cela participe à attirer des employés talentueux, afin d'augmenter le bassin de talents dans le capital humain de l'entreprise. Les niveaux d'engagement élevés influencent positivement le taux de rétention des employés.

Vous n'avez plus de soucis à vous faire pour le remplacement des employés désengagés. Le logiciel vous permet d'investir vos ressources dans le développement des employés déjà actifs dans la boîte au lieu de dépenser beaucoup d'argent dans de nouveaux recrutements.

La gestion du temps et des présences

Un afflux inattendu de demande de congés des employés dans une petite entreprise peut entraîner un déficit du personnel et une sous-production. Même dans les grandes entreprises, la planification des horaires de travail des salariés en période de fêtes constitue parfois un problème. Le logiciel RH permet d'avoir une plateforme de communication et un calendrier centralisé pour discuter de la planification des employés. Les risques d'erreurs de planification sont réduits puisque les mises à jour se font en temps réel. Les outils de gestion RH aident le service des ressources humaines à mieux organiser le temps de travail de l'entreprise :

  • gestion des salariés à temps pleins et à temps partiel,
  • gestion des horaires de nuit, en déplacement, en équipe, en cycle de travail,
  • gestion des heures supplémentaires et complémentaires.

Le professionnel RH peut visualiser en temps réel les salariés absents, présents et en retard. À partir des feuilles de temps complétées par les salariés, l'outil de gestion calcule automatiquement les temps de travail. Ceux-ci pourront saisir leur temps de travail directement sur l'interface en ligne et l'envoyer à leur responsable.

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La sécurité des données

Le logiciel de gestion RH est l'une des solutions les plus efficaces pour garantir la sécurité des données personnelles des employés d'une entreprise. Dans certaines situations, les sauvegardes périodiques sont une assurance pour la récupération facile des données. L'utilisation d'outils adéquats vous permet de mieux faire face aux différents défis liés à l'administration du personnel. Les données sensibles des sociétés étaient auparavant conservées hors site ou dans des classeurs sur place.

Cependant, cette méthode présentait de nombreux inconvénients puisqu'elle ne garantissait pas la sécurité des documents. Le logiciel RH basé sur le cloud est la solution idéale pour pallier ce problème. Il permet de sécuriser vos données contre les vols et les catastrophes naturelles. Les fonctionnalités horodatées permettent de savoir quel employé a eu accès à des informations sensibles pour prévenir les risques de violation de sécurité. Les logiciels RH sont indispensables pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion des données RH en toute sécurité.

Le logiciel RH représente-t-il un atout pour la digitalisation des entreprises ?

De nombreux secteurs d'activités sont concernés par la digitalisation. C'est l'ensemble des processus d'automatisation et de dématérialisation des services d'une direction dans le but de booster la rentabilité d'une entreprise. Elle prend en compte les recrutements en ligne, la numérisation des documents, les demandes de congés en ligne, l'élaboration des fiches de paie, etc. La digitalisation RH fait référence à l'automatisation des processus des ressources humaines pour une efficacité optimale et un gain de temps.

Digitaliser les services RH permet en effet de booster la productivité des salariés en recentrant les effets sur la mise en place d'une stratégie de transformation numérique efficace. Grâce aux outils de gestion RH, les tâches qui étaient gérées par plusieurs employés sont dorénavant affectées à une seule personne.

La digitalisation des services RH permet d'améliorer la communication entre collaborateurs. Le partage d'informations et les relations sociales sont en effet fluidifiés grâce à l'utilisation d'un outil de gestion des ressources humaines. Cela permet d'obtenir quotidiennement des feed-back sur l'état d'avancement d'un projet. L'utilisation d'un logiciel RH vous permet de développer une culture digitale au sein de la société.

Quels sont les critères à prendre en compte pour bien choisir son logiciel RH ?

Un logiciel RH doit être adapté aux besoins de l'entreprise pour être efficace. Avec les nombreuses offres disponibles sur le marché, il est parfois difficile de trouver un outil qui correspond aux attentes de la société. Choisir un bon logiciel vous évite d'avoir à changer régulièrement d'outil de gestion. Certains critères devront être pris en compte pour un choix optimal.

Les besoins de l'entreprise

Il est important de bien évaluer les besoins de l'entreprise avant de choisir une solution de gestion des ressources humaines. Pour ce faire, il faudra faire le point sur les processus RH existants afin d'établir une liste de ce que vous souhaitez digitaliser. Les priorités seront définies en fonction de la taille de l'entreprise. Votre logiciel doit prendre en compte les fonctionnalités de la gestion du personnel. Tout en tenant compte du budget alloué, le logiciel doit pouvoir s'adapter à l'évolution et la croissance de l'entreprise.

La facilité d'utilisation du logiciel

C'est une caractéristique essentielle pour tout logiciel. Pour optimiser la gestion des ressources humaines, il est important de choisir des outils ergonomiques et faciles d'utilisation avec une interface intuitive. Les employés recherchent aujourd'hui des solutions RH attractives et simples d'utilisation comme les outils digitaux qu'ils utilisent au quotidien. C'est la raison pour laquelle votre outil de gestion doit être très ergonomique. Optez pour une solution personnalisable et modulable. Choisissez un logiciel qui s'adapte à l'environnement de travail des collaborateurs.

facilité utilisation logiciel

L'accessibilité du logiciel

Pour la gestion des ressources humaines au sein de votre entreprise, optez pour des outils qui favorisent le travail à distance. Privilégiez les solutions SaaS plutôt que des solutions hébergées localement. Les logiciels RH hébergés sur cloud, sont mis à jour régulièrement par l'éditeur et sont faciles à déployer.

La protection des données RH

Les données RH requièrent une sécurisation maximale en raison de leur caractère personnel. Il est indispensable que votre entreprise se conforme au RGPD. Pour cela, priorisez les solutions hébergées sur des serveurs ultra-sécurisés à l'étranger ou en France. Vous pouvez configurer votre outil de gestion pour éviter que n'importe qui puisse accéder à des informations sensibles comme les motifs de congés maladie ou encore le salaire des employés. N'hésitez pas à demander des démos gratuites pour les logiciels qui vous intéressent. Explorer et tester les différentes fonctionnalités du logiciel vous permettra de déterminer s'il correspond à vos besoins.

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Florian Burnel

Ingénieur système et réseau, cofondateur d'IT-Connect et Microsoft MVP "Cloud and Datacenter Management". Je souhaite partager mon expérience et mes découvertes au travers de mes articles. Généraliste avec une attirance particulière pour les solutions Microsoft et le scripting. Bonne lecture.

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