Microsoft Flow : Créer un flux de suivi des heures de travail

I. Présentation

Microsoft Flow est un outil proposé au sein d'Office 365 qui permet d'automatiser les processus et les tâches grâce à l'interconnexion de nombreuses applications.

Destiné aux professionnels, cet outil permet de créer des workflows pour gagner en productivité et en efficacité. Bien que vous pouvez créer votre propre workflow de zéro, Microsoft met à disposition plusieurs dizaines de modèles que vous pouvez utiliser en l'état ou faire évoluer.

Voici quelques exemples :

- Envoyer un e-mail "Travail à domicile aujourd'hui" à votre responsable
- Recevoir une notification Push lors de la réception d'un e-mail provenant de votre patron
- Enregistrer les pièces jointes d'Outlook.com
- Créer une note rapide pour les e-mails importants
- Recevoir les prévisions météo du jour pour mon emplacement actuel
- Copier les fichiers ajoutés à OneDrive vers OneDrive Entreprise
- Copier les fichiers ajoutés à Dropbox vers OneDrive Entreprise
etc...

Pour consulter la liste des templates : Modèles Microsoft Flow

Certains flux peuvent s'exécuter automatiquement, alors que d'autres peuvent être exécutés uniquement depuis l'application Microsoft Flow, sur smartphone, grâce à un système de boutons. Ainsi, dans l'application vous aurez une liste de boutons, correspondant chacun à un flux, lors que vous appuyez sur un bouton il déclenche l'exécution du flux associé.

En ce qui nous concerne au sein de ce tutoriel, nous allons créer un workflow qui permet d'effectuer le suivi des heures de travail, avec intégration de la localisation. Pour exécuter ce workflow, il faudra passer par l'application mobile, et à chaque fois que vous l'exécuterez voici ce qu'il se passera :

• Microsoft Flow va localiser votre appareil (donc vous)
• Il va insérer une nouvelle ligne dans le fichier Excel, contenant les informations suivantes : date, heure, emplacement

Tout simplement. Ainsi, on peut imaginer qu'en arrivant chez un client vous déclenchez le workflow et en repartant vous déclenchez de nouveau ce workflow, ce qui vous permettra de savoir facilement combien de temps vous avez pu passer chez le client. On peut imaginer aussi le faire lorsque l'on est au bureau, lorsque l'on arrive le matin et repart le soir.

Passons maintenant à la pratique !

II. Création du Flow

Accédez à Flow grâce à l'adresse suivante : https://flow.microsoft.com/fr-fr/

Ensuite en haut à gauche, cliquez sur "Mes flux" puis une fois la page chargée, cliquez sur "Créer à partir d'un modèle" en haut à droite.

Vous serez redirigez vers la page des templates, recherchez le modèle suivant et cliquez dessus :

Un descriptif vous explique ce que permet de modèle et comment il fonctionne. Je vous invite à lire ces informations.

Plus bas dans la page, vous aurez le listing des prérequis et éventuellement les autorisations nécessaires à fournir pour que ce workflow puisse fonctionner. La première fois, il y a un process d'authentification à suivre pour que Microsoft Flow soit autorisé à utiliser votre compte.

Cliquez sur "Continuer".

Maintenant avant de poursuivre, nous allons préparer le fichier Excel requis pour le bon fonctionnement de ce workflow. Il ne sera pas généré automatiquement, c'est à nous de le préparer.

Ouvrez Excel... Commencez par faire une sélection de trois colonnes pour que l'on crée un tableau.

Cliquez ensuite sur "Insérer" dans Excel puis "Tableau". Nommez ensuite vos colonnes : Date, Horodatage, Adresse. Vous devriez obtenir un tableau comme celui-ci :

Il est indispensable de créer un tableau dans Excel car il sera utilisé par le workflow qui recherchera le tableau par son nom au sein de votre fichier Excel. Par défaut, le premier tableau se nomme "Tableau1" mais ce nom pourrait être modifié au sein d'Excel.

Enregistrez votre fichier Excel sur votre espace OneDrive lié à votre compte Office 365, puis fermez votre fichier Excel, puis retournez sur l'interface de Flow.

Maintenant, il va falloir remplir les éléments du workflow, commençons par la zone "Insert row" qui concerne le fichier Excel :

• Insert Row

Dans "Nom de fichier", vous devez aller rechercher sur votre espace OneDrive le fichier XLSX créé précédemment afin d'indiquer que c'est ce fichier qui doit être remplit.

Suite à l'analyse de votre fichier, le champ "Nom de la table" doit vous proposer "Tableau1" qui correspond au tableau que nous avons créé précédemment dans ce même fichier.

Ensuite, le tableau va être détecté et les colonnes qu'il contient vont apparaître - Microsoft Flow propose des champs dynamiques que l'on peut considérer comme étant des variables. Pour chaque colonne, vous allez devoir sélectionner le bon champ :

• Date : Date
• Horodatage : Timestamp
• Adresse : Adresse complète

Ce qui donne ceci :

Dans les autres zones, il n'y a rien à modifier, à moins que vous ayez des besoins spécifiques. Remontez dans le haut de la page et cliquez sur "Créer un flux".

Le flux se crée tranquillement... En quelques secondes... Cliquez sur le bouton d'exécution situé à droite du message de confirmation.

Le flux est prêt à être utilisé, nous allons le tester ! 🙂

III. Tester le Flow

Depuis votre smartphone, après avoir récupéré l'application Microsoft Flow, connectez-vous à votre compte Office 365... Puis rendez-vous dans la section "Boutons" de l'application. Vous devriez obtenir ceci :

Il suffit d'effectuer une pression sur le bouton "Suivez les heures et l'emplacement de votre travail" pour démarrer le flux. Il est à noter que l'on aurait pu renommer le flux pour personnaliser son nom, ceci depuis l'interface d'administration de Microsoft Flow.

Comme c'est la première fois qu'un flux souhaite utiliser le GPS sur mon appareil, je dois autoriser l'application.

Après quelques secondes, l'exécution doit être terminée. Vous pourrez retrouver plus d'informations dans l'onglet "Activité" de l'application.

Sur l'image ci-dessous, on peut voir qu'il y a une exécution réussie du flux, et une autre en erreur (volontaire), en cliquant dessus cela vous permettra d'obtenir plus d'informations pour debugger le flux.

Si l'on ouvre le fichier Excel situé sur le OneDrive, on remarque qu'il y a eu autant de lignes de générés qu'il y a eu d'exécution du flux :

Il ne restera plus qu'à mettre au point un système pour calculer le temps de travail automatiquement à partir du timestamp indiqué dans le fichier Excel.

Au sein de l'interface de Microsoft Flow, dans "Mes flux" vous retrouverez bien entendu ce flux pour suivre son activité ou le modifier si besoin :

Ce tutoriel est terminé ! J'espère que ce flux vous sera utile, en tout cas je trouve qu'il y a un véritable potentiel au sein de Microsoft Flow.

N'hésitez pas à poser vos questions en commentaire ou à donner votre avis.