Comment automatiser la gestion des comptes Active Directory et Microsoft 365 dans les écoles et les CFA ?

Dans les centres de formation professionnelle, tels que les CFA, la gestion des apprenants est un véritable défi au quotidien, que ce soit pour la direction, l’équipe pédagogique ou le service informatique. En effet, les outils numériques étant de plus en plus présents et intégrés dans les programmes de formation, le service informatique doit être impliqué et il doit apporter des réponses concrètes aux besoins des étudiants et des formateurs.

Afin de pouvoir donner accès aux outils numériques, tels que les postes de travail, aux apprenants, tout en respectant les bonnes pratiques en matière de sécurité ainsi que le règlement RGPD, le centre de formation doit se rendre à l’évidence : chaque apprenant doit disposer de son propre compte utilisateur et ce compte lui est dédié. Se pose alors une question : comment gérer des centaines ou des milliers de comptes apprenants de façon efficace ? Ceci tout en tenant compte du fait que les effectifs évoluent toutes les semaines ou presque.

La société DELIBERATA a développé des outils pour répondre à ces besoins, notamment pour automatiser la gestion des comptes apprenants. Cet article a pour objectif de présenter de façon synthétique les outils mis au point par les équipes de DELIBERATA.

Quelques mots sur l’entreprise DELIBERATA

DELIBERATA, société de conseil et d’accompagnement informatique qui a développé une forte compétence depuis quelques années dans le domaine des centres de formation professionnelle, dont les CFA (centres de formation d’apprentis). Avec une connaissance approfondie de leurs environnements techniques, organisationnels et fonctionnels.

L’originalité de l’équipe DELIBERATA est sa polyvalence : les profils variés des 10 collaborateurs couvrent l’ensemble des outils et usages numériques des centres de formation (gouvernance informatique, administration des systèmes et réseaux, intégration logicielle, support aux utilisateurs, …).

DELIBERATA assure depuis 10 ans le service informatique de centres de formation. L’une des problématiques rencontrées est l’administration des comptes informatiques des apprenants : avec plusieurs milliers de comptes et de sessions informatiques à créer, modifier, désactiver chaque année, dans un contexte d’inscriptions et de clôtures d’inscription à traiter tout au long de l’année scolaire.

DELIBERATA a imaginé et développé plusieurs outils logiciels d’automatisation de la gestion des comptes informatiques, qui sont éprouvés quotidiennement par plusieurs dizaines de centres de formation au bénéfice de 25 000 apprenants.

Les outils de DELIBERATA

Dans la suite de cet article, nous allons évoquer les articles développés en interne par les équipes de DELIBERATA. D’ailleurs, ayant travaillé dans cette société pendant plusieurs années, sachez que je suis à l’origine des deux premiers outils qui sont présentés ci-dessous.

SYNC-YAO

Commençons par le premier outil nommé SYNC-YAO. Ce logiciel a pour objectif de gérer les comptes et les sessions de travail informatiques des apprenants, tout au long de leur cycle de formation.

L’outil s’appuie sur plusieurs services de chez Microsoft : l’annuaire Active Directory en tant que base de comptes principale, le rôle de serveur de fichiers pour le stockage des données des sections, et Microsoft 365 pour les adresses électroniques.

SYNC-YAO est capable de s’interfacer avec le progiciel YPAREO (éditeur YMAG) ou tout autre progiciel de gestion de la formation, en tant que source de données. Il prend en charge les configurations basées sur plusieurs sites.

En premier lieu, SYNC-YAO va procéder à la création des comptes Active Directory, Microsoft 365 et de l’adresse électronique associée, pour chaque apprenant du centre de formation.

Pendant la formation, SYNC-YAO va actualiser les comptes des apprenants pour tenir compte des changements : changement de groupe, correction orthographique du nom de famille, etc.

En sortie de formation, SYNC-YAO va procéder à la désactivation du compte Active Directory, à l’archivage des données de l’apprenant et effectuer l’attribution de la licence « Exchange Online pour les anciens élèves » au compte Microsoft 365. L’objectif étant de pouvoir garder contact avec les apprenants, notamment les apprenants diplômés.

A chaque exécution de l’application, un rapport est généré et il est transmis par e-mail à un ensemble de destinataires (service informatique, équipe pédagogique, etc.). Voici un exemple :

En résumé, SYNC-YAO va gérer les accès informatiques de chaque apprenant de son arrivée à son départ du centre de formation, en prenant en considération les éventuels changements. Chaque apprenant est traité de façon indépendante, et ce, quotidiennement.

SYNC-AD TEAMS

Autre logiciel intéressant, complémentaire à SYNC YAO : SYNC-AD TEAMS. Il gère les équipes Microsoft Teams pédagogiques et leurs membres. Son objectif est de créer et gérer une équipe Teams par section, tout en associant les apprenants et les formateurs rattachés au groupe.

À l’instar de SYNC-YAO, ce logiciel est capable de s’interfacer avec le progiciel YPAREO (éditeur YMAG) ou tout autre progiciel de gestion de la formation, en tant que source de données.

SYNC-AD TEAMS va créer une équipe Microsoft Teams « apprenants + formateurs » pour chaque groupe de formation enregistré dans le progiciel, intégrant en tant que « propriétaires » les formateurs ayant été associés ou planifiés pour ce groupe et comme « membres » les apprenants inscrits dans ce groupe.

Quotidienne, chaque équipe Teams sera mise à jour afin de prendre en compte les modifications de planning, les inscriptions et clôtures d’inscription d’apprenants ainsi que l’éventuelle modification de nom du groupe de formation.

En complément de l’équipe Teams, le logiciel crée et maintient à jour un groupe Microsoft 365 « apprenants » associé à chaque équipe Teams, regroupant uniquement les apprenants de l’équipe (sans les formateurs).

Plusieurs modes de fonctionnement sont proposés, dont la possibilité de rendre l’équipe pluriannuelle (c’est à dire associée à une promotion). A chaque exécution de l’application, un rapport est généré et il est transmis par e-mail à un ensemble de destinataires (service informatique, équipe pédagogique, etc.).

AD-EXAM

Troisième exemple d’application : AD-EXAM. Ce logiciel permet aux directions et services administratifs des CFA de créer les sessions informatiques dédiées aux examens, et qui seront exploitées par les candidats et les membres du jury.

Ainsi, sans solliciter le service informatique, le centre de formation peut générer ces sessions spéciales qui bénéficieront ensuite des restrictions nécessaires permettant d’être en conformité avec les consignes de l’examen.

Les services sur-mesure de DELIBERATA pour les centres de formation

Comme évoqué précédemment, l’offre de services de DELIBERATA s’applique également à d’autres composantes du système d’information des centres de formation, parmi lesquelles :

• L’analyse décisionnelle (business intelligence) :
  • Objectifs :
    • Récupérer automatiquement les données utiles des progiciels exploités par les centres de formation (Ypareo, Hub3E, Sage…)
    • Disposer d’une base de données interrogeable facilement
    • Automatiser la production d’indicateurs
    • Construire des tableaux de bords et du reporting sous Excel et tout autre outil (Power BI, MyReport…)
  • Exemples de tableaux de bord et indicateurs automatisables :
    • Tableau de bord de facturation prévisionnelle fondé sur les échéanciers
    • Tableau de bord de réalisation/facturation du chiffre d’affaires avec projection sur les exercices passés et à venir
    • Extraction des présences pour facturation des repas et hébergements
    • Effectifs par statut, formation, niveau, diplôme, année, situation, opco, entreprise, provenance, statut, qualité…
    • Indicateurs de suivi des heures apprenant (prévu/réalisé) et des heures formateurs par groupe, formation, …
    • Indicateur du taux d’apprenants entrés sans contrat ayant trouvé une entreprise
    • Indicateurs de ruptures brutes/nettes

• La spécification, l’intégration et l’exploitation de progiciels et applications métier sur mesure :
  • Aide à l’administration et l’utilisation du progiciel Ypareo (éditeur Ymag)
  • Développement d’interfaces applicatives (Ypareo-ARD, Ypareo-Moneweb, Ypareo-Hub3E, Ypareo-360Learning…)
  • Conception et développement d’applications sur mesure complémentaires au progiciel Ypareo (éditeur Ymag), interfacées de façon bidirectionnelle avec le progiciel
  • Définition de schéma directeur numérique, étude de faisabilité, chefferie de projet, accompagnement au changement, etc.

Retrouvez plus d’informations sur la page « Notre accompagnement des centres de formation » disponible sur le site officiel de DELIBERATA.

Vous pouvez également contacter DELIBERATA :

• Par e-mail : contact [@] deliberata.com
• Par téléphone : 02.44.84.90.91

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Remarque : il ne s'agit pas d'un article sponsorisé, mais simplement la mise en avant d'une PME Caennaise (qui est par ailleurs mon ancien employeur).